Que les choses soient claires, Joomla n’est pas une solution de GED !
Pour autant, il nous est souvent demandé de mettre une solution permettant de partager des documents en accès public ou en accès restreint.
Après avoir essayé plusieurs extensions, gratuites pour la plupart, nous avons essayé Docman. A 69$, on est en droit d’attendre un composant de qualité avec des fonctionnalités solides et bien pensées. C’est le cas !
Pour installer l’extension, rendez-vous sur la page officielle de Docman. Pour la suite, toutes les manipulations sont effectuées dans le back-office de Joomla : Composants -> Docman
Docman catégorise les documents
La première chose à faire est de créer l’arborescence des documents qui vont permettre de les catégoriser.
Docman accepte autant de sous-catégorie que nécessaire.
Pour créer une nouvelle catégorie, cliquez sur « Catégories », puis nouveau.
Renseignez les informations suivantes :
- Titre : Titre de la catégorie
- Catégorie parente : laissez vide si catégorie de premier niveau
- Description : Description de la catégorie (facultatif)
- Accès : il est possible de restreindre l’accès de la catégorie à un certain groupe d’utilisateur. Si c’est le cas, toutes les sous-catégories, hériteront de cette propriété.
Enregistrez puis fermez
Docman importe vos fichiers
Un document Docman, c’est avant tout un fichier auquel vous pouvez attacher des informations : catégorie, accès, titre, description…
Il y a deux possibilités pour créer un document:
- Créer un document et lui attacher un fichier
- Importer un ou plusieurs fichiers et en créer des documents
Créer un document
Pour créer un nouveau document, cliquez sur « Documents », puis nouveau.
Renseignez les informations :
- Titre : Titre du document
- Paramètres du fichier : En cliquant sur « télécharger », il est possible d’attacher un fichier au document. Soit depuis un adresse URL, soit depuis votre ordinateur.
- Catégorie : Choisir la catégorie dans laquelle afficher le document.
- Description : Description du document (facultatif)
- Accès : il est possible de restreindre l’accès du document à un certain groupe d’utilisateur.
Enregistrez puis fermez
Précision sur le rangement des fichiers
Une fois téléchargé depuis votre ordinateur, le fichier est stocké sur le serveur. Pour éviter d’avoir trop de fichiers à un seul endroit, nous vous recommandons, de créer des sous-répertoires pour organiser vos fichiers. Pour plus de clarté, une bonne méthode consiste à créer des répertoires qui ont le même nom que les catégories.
Import massif
Pour importer un ou plusieurs fichier et créer automatiquement les documents Docman, cliquez sur « Fichiers », entrez dans le répertoire dans lequel vous voulez uploader vos fichiers puis charger.
Vous pouvez ensuite sélectionner plusieurs documents sur votre poste et cliquez sur « Commencer à charger »
Une fois le ou les fichiers chargés, vous pouvez soit fermer la fenêtre et créer vos documents manuellement depuis l’onglet ‘documents », soit cliquer sur « Créer des documents »
Il est alors possible d’assigner une catégorie à l’ensemble des documents ou de paramétrer individuellement chaque document.
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Affichage sur le site.
Docman dispose d’une vue composant et de plusieurs modules pour afficher les docs…
A vous de jouer !!